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兰州科技职业学院学籍学历管理工作自查报告

作者:jiaowuchu 时间:2019-03-07 15:42:46 点击:3892

根据省教育厅相关文件的要求,本着规范学院学籍学历管理工作和切实维护学院学籍学历管理秩序的原则,以教育部《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校学生学籍学历电子注册办法》等文件为指导,为更好的服务教育教学,提高学籍管理工作质量,我院始终把学籍管理工作作为学院常规管理工作之一,在全面实施学籍管理信息化,学籍材料标准化和安全化方面做出了一定的探索。学院对学籍管理工作高度重视、领导有力、制度健全、责任明确、管理有序、常规工作扎实,保证了学院教育教学工作的顺利开展。现就我院学籍学历管理工作情况报告如下:

一、主要工作情况

(一)制度建设与政策宣传

学院于2014年成立学籍科,由教务处直接管理。学籍科目前配备专职管理人员1名,兼职管理人员2名。学籍科自成立以来,科室成员认真学习教育部和省教育厅下发的各项学籍学历管理制度,并经常向省内兄弟院校学习管理经验。目前学院已制定了《兰州科技职业学院学生学籍管理实施细则》、《兰州科技职业学院学籍学历信息安全管理制度》、《兰州科技职业学院转专业实施细则》、《兰州科技职业学院新生入学资格复查管理办法》等管理制度,并在每年新生入学教育时集中向学生宣讲和解读《普通高等学校学生管理规定》等政策性文件。

(二)新生入学资格复查与学籍注册

每年新生入学后40天内,学院根据省教育厅下发文件和《兰州科技职业学院新生入学资格复查管理办法》的要求,专门成立新生入学资格复查工作领导小组,制定《年度新生入学资格复查实施方案》,领导小组成员按照实施办法的要求认真复查每一位新生的入学信息。对有异议的学生进一步核实;对于符合入学入学资格的新生在教育厅规定的时间内按质按量予以注册学籍;对于参军入伍的新生,严格按照教育部、教育厅和学院的相关文件要求予以保留入学资格;对于未能按时报到的学生核实确认后严格标注为放弃入学资格;对于已注册学籍的新生每年集中组织在学信网进行学籍自查。近4年新生学籍自查率均在95%以上。

(三)在校生学年注册与学籍日常管理

每学年开学初,学籍科组织对全院在校生进行学籍核查,核查工作以学生学信网自查和《兰州科技职业学院学生学籍信息核查表》签字确认两种方式进行。学籍信息核查表签字完成后,由院学籍管理科统一对学籍信息核查表信息与学信网电子学籍信息进行对比校验后,交主管部门领导和主管院长检查签字。对正常在校的学生予以学年注册,要求做到“有人有学籍,无人无学籍”。对需要学籍异动的在校生,严格各项审批程序,经学院和教育厅主管部门同意后,学籍管理人员在学信网予以异动标注,并将各项佐证材料备份学籍科保存,确保了学生学籍数据的科学性、真实性和完整性;

(四)毕业生学历注册

学院目前已有两届毕业生,其中2017年毕业428人,2018年毕业552人。每年6月前由学院教务处和学生工作委员会逐一审核学生毕业资格和信息(包括学生学籍信息和毕业图像等),并由教育厅集中审核毕业生学历信息后,再按时、准确的对符合毕业条件的学生予以学历注册。

(五)学信网学籍学历管理平台与数字证书的使用

学院现有学信网学籍学历管理平台数字证书1个。按《兰州科技职业学院学籍学历信息安全管理制度》要求,平台数字证书由专人保管和使用,并定期更改数字证书PIN码和平台登陆密码,管理人员严格规范平台使用过程,对新生学籍注册、在校生学年注册、学生学籍异动、毕业生学历注册等工作必须征得主管部门领导的授权后方可进行,确保了整个学籍管理工作的严谨性和安全性。

(六)毕业生图像采集的组织

按教育厅的安排和计划,学院在学生毕业前1年内集中组织毕业生进行图像采集工作。我院毕业生图像采集工作由新华社甘肃分社承担。每年图像采集前学籍科会制定毕业生图像采集方案,按相关文件要求及时通知学生,按系——班的顺序组织学生进行图像采集,并加强与新华社甘肃分社的联系,督促其及时上传学生图片信息。第一时间要求学生进行图像校正。近两年我院毕业生毕业图像链接率为100%,图像正确率为100%。

(七)学历证书的打印、保管和发放

教育厅集中审核毕业生学历信息后,学籍科再次审核毕业生学历信息(学籍信息、毕业图像等),按照教育厅审核通过的信息在校内打印毕业生毕业证书,打印完成后组织专人认真核对毕业证上的信息与学历信息的一致性,对于有错误的毕业证书作废处理后重新打印,并将打印好的毕业证书交由主管副院长保存,学院统一办理毕业生毕业手续时由主管副院长和学籍科科长核对完数量后统一领出。为毕业生发放毕业证书时,实行“一人一证,领证签字”的方式,为了保证毕业证书的安全性,原则上毕业证书不允许由他人代领,因学生工作等原因确实无法亲自领取的可以由直系亲属携带毕业生亲笔书写的委托书,签字后代领。

(八)学生征兵入伍宣传及学籍管理情况

每年春季学期开学后,学院学生处征兵办公室积极开展征兵宣传工作。根据教育厅、省征兵办的要求,学院征兵办公室组织专人深入各班开展各种形式的征兵宣传,并且利用学院官网、电子显示屏等各种媒介进行征兵集中宣传。目前,我院因参军入伍保留入学资格22人,保留学籍11人,均已在学信网做了相应的标注和异动。

(九)学籍管理工作材料的保存

学籍科严格按照《兰州科技职业学院学籍学历信息安全管理制度》的要求,做好各类学籍档案材料的整理归档工作。院学籍管理科做到了所有的学籍档案有纸质文档,有电子文档。按年级做好新生学籍注册表、学年注册信息表、学生学籍信息核查表以及学籍异动审批表、毕业生学历信息表以及各级各类相关文件等表册,做到归类明确,方便检索。

二、存在的困难和问题

(一)学籍学历管理缺少专职人员

目前学院学籍学历管理工作专职人员仅有1人,随着学院在校生人数逐年增多,目前的人员配备将不能适应学院学籍学历管理工作的需求;

(二)部分管理制度未及时修订

一些陈旧的相关管理制度未进行及时修订,随着教育部《普通高等学校学生管理规定》的颁布与实施,部分工作不能按照最新规定执行;

(三)学籍学历管理人员缺少培训

学籍学历管理人员重使用、轻培训,在实际学籍管理工作过程中往往按惯例、按领导指示办事,缺乏依法依规办事的意识和能力,使学籍管理工作停留在传统型、事务型的管理水平上;

三、意见和建议

(一)建议省教育厅学籍管理部门常规性的开展对高校学籍学历管理工作人员的培训。可按办学层次的不同,着重对数据处理、学信网学籍学历管理平台的操作以及学籍管理相关制度的学习,三个方面进行培训;

(二)对于新生参军入伍和参军退役的学生,存在地方征兵部门与学院联系不畅的情况,加大了学院对以上两种学生学籍管理工作的难度,建议省教育厅相关部门加强与征兵部门的沟通与协调;

部分在校生申请地方补助时,往往需要多个地方部门的审批,部分地方需要学院为学生一次性开具多张学籍证明,甚至不同地方需要的学籍证明格式也不一样,这样无形中增加了学校学籍管理工作人员的工作量。建议省教育厅相关部门加强与民政部门的沟通和协调,加大学生证的管控力度和权威性。

(三)学籍管理中有大量的档案要整理归档,我省对此没有统一的标准,大部分是学籍学历管理工作人员自己凭经验进行归档,可能造成学籍学历档案不全的情况。建议省教育厅学生工作处出台文件,统一要求。

今后,学院将继续按照上级要求,在现有基础上,针对问题认真整改提升工作水平。积极主动,探索创新,扎实推进,保证做好学籍学历管理的各项工作,使学院教育教学管理水平迈上新台阶。